Kesalahan Umum yang Harus Dihindari oleh Seorang Tally

Dalam dunia kepelabuhanan, Tally merupakan salah satu peran penting dalam kelancaran kegiatan bongkar muat. Meski pekerjaannya terlihat administratif, kesalahan umum seorang tally bisa berdampak besar terhadap efisiensi logistik dan kelancaran arus barang. Maka dari itu, memahami kesalahan-kesalahan umum yang sering terjadi dan bagaimana cara menghindarinya menjadi hal penting bagi setiap tally, baik pemula maupun yang telah berpengalaman.

Melalui artikel ini, kita akan membahas berbagai kesalahan umum seorang tally, pentingnya pelatihan yang terstruktur seperti Training Tally, serta urgensi memiliki Sertifikasi BNSP agar profesionalisme tetap terjaga.

Pengantar Tentang Peran dan Tanggung Jawab Tally

Sebelum membahas kesalahan yang sering terjadi, penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu Tally dan apa tanggung jawabnya di pelabuhan.

Secara umum, tally bertugas mencatat jumlah dan jenis barang yang dibongkar atau dimuat dari kapal. Pekerjaan ini memerlukan ketelitian tinggi, karena hasil pencatatan akan menjadi acuan dalam proses klaim asuransi, pengurusan dokumen ekspor-impor, serta audit logistik.

Namun, dengan begitu banyaknya aktivitas dan tekanan waktu, tidak jarang terjadi kesalahan yang bersifat teknis maupun administratif. Inilah mengapa banyak tenaga kerja di pelabuhan memilih mengikuti Training Tally dan mengambil Sertifikasi Tally dari Port Academy demi meningkatkan akurasi kerja mereka.

Kesalahan Umum Seorang Tally dalam Operasional Lapangan

1. Salah Input Data Jumlah Barang

Ini merupakan kesalahan paling umum. Dalam kondisi lapangan yang dinamis dan penuh tekanan, tally bisa saja salah mencatat jumlah barang. Akibatnya, terjadi selisih antara jumlah fisik dan jumlah administrasi yang tercatat.

Kesalahan ini bisa berakibat serius, terutama dalam pengurusan dokumen ekspor-impor atau klaim kerusakan. Melalui Sertifikasi Tally, tenaga kerja akan dilatih untuk memahami pentingnya validasi data secara berulang sebelum diserahkan ke pihak administrasi.

2. Tidak Memeriksa Label atau Kode Barang dengan Teliti

Seringkali, seorang tally tidak memverifikasi label atau kode barang secara menyeluruh. Padahal, kode barang berfungsi sebagai identifikasi unik yang membedakan antara satu item dengan item lainnya, terutama dalam muatan besar dan campuran.

Melalui pendekatan sistematis yang diajarkan di Training Tally, keterampilan identifikasi dan validasi dokumen ini bisa diasah sehingga kesalahan serupa dapat diminimalkan.

3. Kurangnya Pemahaman tentang Jenis Muatan

Beberapa tally baru tidak mengetahui perbedaan karakteristik berbagai jenis barang seperti barang curah, general cargo, kontainer, atau muatan berbahaya. Padahal, jenis barang sangat mempengaruhi metode pencatatan dan pelaporan.

Program Sertifikasi BNSP dari Port Academy membekali peserta dengan pengetahuan menyeluruh tentang berbagai jenis muatan dan teknik pengelolaannya.

4. Tidak Menyinkronkan Catatan dengan Tim Lain

Kolaborasi antara tally, petugas lapangan, dan operator crane sangat penting. Namun sayangnya, kesalahan kerap muncul karena tidak ada sinkronisasi catatan antara pihak-pihak tersebut. Misalnya, jumlah barang menurut tally berbeda dengan data operator crane.

Melalui modul komunikasi kerja dalam Training Tally, para peserta diajarkan pentingnya koordinasi dan penyelarasan informasi antarpihak.

Kesalahan Administratif Seorang Tally yang Sering Terjadi

1. Terlambat Menyerahkan Laporan

Laporan tally harus segera diserahkan setelah kegiatan bongkar muat selesai. Namun karena berbagai alasan seperti kelelahan atau keterlambatan input, laporan bisa diserahkan terlambat.

Ini berdampak pada proses distribusi barang berikutnya dan bisa menciptakan efek domino yang mengganggu alur kerja.

Sertifikasi Tally memastikan bahwa tally memahami pentingnya ketepatan waktu dalam penyerahan laporan, sekaligus membekali mereka dengan teknik pengolahan data cepat.

2. Penulisan Dokumen Tidak Sesuai Standar

Salah format atau terminologi yang tidak baku bisa menyebabkan dokumen tally tidak valid secara hukum atau regulasi.

Di dalam Training Tally, peserta dibekali dengan teknik penulisan dokumen berdasarkan regulasi pelabuhan, kepabeanan, serta standar nasional dan internasional.

3. Tidak Melakukan Backup Data

Dalam era digital, banyak tally menggunakan aplikasi atau software dalam melakukan pencatatan. Namun, tidak semua tally terbiasa dengan manajemen data digital yang baik, sehingga data bisa saja hilang karena tidak ada sistem backup.

Dengan mengikuti Sertifikasi BNSP yang difasilitasi oleh Port Academy, tenaga tally akan mendapatkan pelatihan untuk menggunakan sistem informasi modern sekaligus cara pengamanan data mereka.

Kesalahan Perilaku atau Etika Kerja Tally

1. Tidak Fokus Saat Bertugas

Faktor kelelahan, distraksi, atau kurang disiplin bisa menyebabkan seorang tally kehilangan fokus. Ini berdampak langsung pada akurasi pencatatan dan kualitas laporan akhir.

Oleh karena itu, banyak perusahaan mensyaratkan Sertifikasi Tally sebagai bukti bahwa individu tersebut memahami etika dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam tugasnya.

2. Kurangnya Inisiatif dan Tanggung Jawab

Seorang tally yang baik seharusnya tidak hanya mencatat data, tetapi juga mampu mengidentifikasi potensi masalah atau ketidaksesuaian selama kegiatan bongkar muat. Namun, beberapa tally bersikap pasif dan hanya mengikuti alur kerja tanpa inisiatif.

Melalui pendekatan pelatihan berbasis kompetensi yang diterapkan di Training Tally oleh Port Academy, para peserta dilatih untuk berpikir kritis, tanggap terhadap situasi lapangan, dan proaktif dalam menyelesaikan masalah.

Dampak Kesalahan Tally terhadap Operasional Pelabuhan

Kesalahan kecil seorang tally bisa berimbas besar. Misalnya:

• Selisih stok yang menyebabkan penundaan pengiriman

• Kesalahan klaim asuransi karena data tidak valid

• Denda administrasi karena dokumen tidak sesuai regulasi

Inilah mengapa penting untuk memiliki tenaga kerja tally yang telah tersertifikasi melalui Sertifikasi BNSP, dan mengikuti Training Tally secara rutin.

Solusi untuk Mengurangi Kesalahan Tally

1. Peningkatan Kompetensi
   Dengan mengikuti program Training Tally, seorang tally dapat memperkuat keahlian teknis, administratif, dan pemahaman operasional.

2. Mengikuti Sertifikasi Tally Resmi
   Sertifikasi dari Port Academy memberikan pengakuan kompetensi dan memastikan bahwa seseorang layak mengemban tugas sebagai tally.

3. Evaluasi Berkala
   Penilaian kinerja secara rutin dapat membantu mengidentifikasi area yang perlu perbaikan sebelum menjadi kesalahan besar.

4. Penggunaan Sistem Digital
   Penggunaan aplikasi tally berbasis digital dengan sistem validasi otomatis dapat mengurangi risiko salah input atau kehilangan data.

Kesimpulan