Di pelabuhan, kelancaran dan keamanan operasional sangat bergantung pada berbagai faktor, termasuk efektivitas dalam pengelolaan dan pencatatan kargo. Salah satu posisi yang memegang peranan sangat penting dalam menjaga kelancaran proses ini adalah tally. Tally clerk atau tally bertugas untuk mencatat dan memverifikasi kargo yang masuk dan keluar dari pelabuhan, serta memastikan bahwa proses bongkar muat berlangsung dengan aman dan efisien. Artikel ini akan membahas mengapa posisi tally sangat dibutuhkan di pelabuhan dan bagaimana mereka berkontribusi terhadap keberhasilan operasional pelabuhan.
1. Pencatatan Akurat Kargo
Salah satu tugas utama seorang tally adalah memastikan bahwa setiap kargo yang dibongkar atau dimuat tercatat dengan akurat. Pencatatan ini mencakup jenis barang, jumlah barang, dan kondisi fisik barang tersebut. Tanpa seorang tally, sangat sulit untuk memantau aliran barang secara efektif, yang dapat menyebabkan kesalahan pencatatan, kehilangan barang, atau bahkan klaim yang merugikan perusahaan pelabuhan. Oleh karena itu, posisi tally sangat penting dalam memastikan bahwa setiap barang tercatat dengan baik, baik untuk tujuan administrasi maupun untuk memastikan keberhasilan pengiriman.
2. Verifikasi dan Pemeriksaan Kargo
Seorang tally juga bertanggung jawab untuk memverifikasi apakah kargo yang dibongkar atau dimuat sesuai dengan informasi dalam dokumen pengiriman atau penerimaan. Tally harus memastikan bahwa jenis dan jumlah kargo yang tercatat pada dokumen sejalan dengan barang yang ada di lapangan. Proses verifikasi ini membantu mencegah kesalahan dalam pengiriman, menghindari risiko kehilangan atau kekurangan barang, serta memastikan bahwa barang yang masuk atau keluar dari pelabuhan telah sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku. Dalam pelaksanaan tugas ini, pelatihan yang diberikan oleh Port Academy melalui Diklat Tally sangat bermanfaat bagi seorang tally untuk meningkatkan keterampilan dalam verifikasi dan pemeriksaan barang.
3. Pengawasan Proses Bongkar Muat
Selama proses bongkar muat, tally clerk juga memiliki tanggung jawab untuk mengawasi agar semua barang ditangani dengan hati-hati dan sesuai prosedur. Hal ini sangat penting karena proses bongkar muat melibatkan alat berat, seperti crane dan forklift, yang dapat menyebabkan kerusakan jika tidak digunakan dengan benar. Tally bertugas untuk memastikan bahwa proses bongkar muat berjalan sesuai dengan prosedur keselamatan yang ketat untuk menghindari cedera atau kerusakan barang. Pengawasan yang dilakukan oleh tally clerk berperan untuk memastikan bahwa prosedur keselamatan selalu diterapkan di lapangan.
4. Komunikasi dan Koordinasi yang Efektif
Di pelabuhan, proses bongkar muat kargo melibatkan banyak pihak, termasuk operator crane, pengawas pelabuhan, petugas keamanan, dan tim logistik. Sebagai penghubung antara berbagai pihak tersebut, tally clerk harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Tally perlu memastikan bahwa semua pihak terinformasi dengan tepat tentang status barang yang sedang dibongkar atau dimuat. Tanpa koordinasi yang baik, bisa terjadi kesalahan dalam proses pemindahan barang, yang dapat berakibat pada keterlambatan atau kerusakan barang. Oleh karena itu, tally berperan penting dalam menjaga kelancaran komunikasi antara semua pihak di pelabuhan.
5. Pengelolaan Kargo Khusus
Sejumlah barang, seperti bahan berbahaya, barang berharga, atau barang yang membutuhkan penanganan khusus, sering kali perlu ditangani dengan prosedur khusus di pelabuhan. Tally clerk harus memastikan bahwa kargo-kargo ini ditangani dengan prosedur yang sesuai untuk memastikan keamanan dan kelancaran proses. Tanpa keahlian yang memadai dalam menangani kargo khusus, risiko kecelakaan atau kerusakan barang bisa meningkat. Oleh karena itu, keahlian dalam pengelolaan kargo khusus menjadi keterampilan penting bagi seorang tally, yang bisa diperoleh melalui pelatihan seperti yang ditawarkan oleh Port Academy dalam program Diklat Tally.
6. Dokumentasi dan Laporan yang Tepat
Setelah proses bongkar muat selesai, tally clerk juga bertanggung jawab untuk menyusun laporan yang berisi informasi rinci tentang barang yang dibongkar atau dimuat. Laporan ini menjadi dokumen yang penting bagi pihak-pihak terkait, baik untuk audit, laporan pengiriman, maupun untuk memproses klaim. Akurasi laporan yang dibuat oleh tally berperan dalam menjaga integritas proses logistik di pelabuhan. Seorang tally clerk harus dapat membuat laporan yang jelas, lengkap, dan akurat agar semua pihak dapat memprosesnya dengan efisien.
7. Keterampilan yang Dibutuhkan
Untuk menjalankan tugas-tugas ini dengan baik, seorang tally clerk membutuhkan berbagai keterampilan, seperti ketelitian, kemampuan berkomunikasi, pemahaman prosedur keselamatan, serta kemampuan untuk menggunakan sistem manajemen kargo yang ada. Pelatihan yang diberikan oleh Port Academy melalui program Diklat Tally sangat membantu dalam mempersiapkan tally untuk menangani segala aspek yang berkaitan dengan pengelolaan kargo di pelabuhan.
Kesimpulan
Posisi tally di pelabuhan sangat vital untuk menjaga kelancaran dan keamanan operasional. Dari pencatatan dan verifikasi kargo, pengawasan proses bongkar muat, hingga komunikasi dengan berbagai pihak terkait, tally clerk memastikan bahwa proses pengiriman dan penerimaan barang berjalan dengan efektif. Untuk memastikan kualitas kerja yang tinggi, pelatihan dan sertifikasi, seperti yang ditawarkan oleh Port Academy melalui Diklat Tally, sangat diperlukan bagi para profesional di bidang ini.
