Dalam industri logistik pelabuhan, seorang tally clerk atau yang sering dikenal sebagai tally, memegang peran yang sangat penting dalam proses bongkar muat kargo. Tally bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap item yang dikirim dan diterima tercatat dengan benar dan tidak ada barang yang hilang atau salah kirim. Di pelabuhan, tugas ini sangat kritis karena berhubungan langsung dengan kelancaran operasional pelabuhan dan keamanan barang yang dikirim. Artikel ini akan membahas tugas dan tanggung jawab seorang tally di pelabuhan.
1. Pencatatan dan Verifikasi Kargo
Tugas utama seorang tally clerk adalah mencatat setiap barang yang dibongkar atau dimuat dari kapal. Mereka harus memverifikasi bahwa jumlah kargo yang tercatat sesuai dengan data yang tercantum dalam dokumen pengiriman. Pencatatan ini sangat penting untuk memastikan bahwa tidak ada barang yang hilang atau salah kirim. Dalam melaksanakan tugas ini, seorang tally harus teliti dan memiliki keterampilan administratif yang baik. Pelatihan yang diberikan oleh Port Academy melalui Diklat Tally membantu meningkatkan keterampilan ini untuk meminimalisir kesalahan dalam pencatatan.
2. Memastikan Kesesuaian Dokumen dan Kargo
Seorang tally clerk juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen pengiriman dan kargo yang ada di lapangan sesuai. Tally harus memeriksa dengan cermat apakah nomor kargo, jenis barang, dan jumlahnya sesuai dengan dokumen yang ada. Jika ditemukan ketidaksesuaian, tally clerk harus segera melaporkannya kepada pihak terkait untuk dilakukan tindakan lebih lanjut. Hal ini penting agar proses pengiriman dapat berjalan lancar dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
3. Koordinasi dengan Tim Lain
Seorang tally di pelabuhan tidak bekerja sendiri. Mereka sering berkoordinasi dengan berbagai pihak, seperti petugas pengawas kargo, operator crane, dan manajer pelabuhan. Koordinasi yang baik antara tally clerk dan tim lain sangat diperlukan agar proses bongkar muat bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Tally clerk harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan memastikan bahwa semua pihak terinformasi dengan baik mengenai status kargo yang dibongkar atau dimuat.
4. Mengawasi Proses Bongkar Muat
Tally clerk juga bertugas untuk mengawasi langsung proses bongkar muat kargo di pelabuhan. Mereka harus memastikan bahwa setiap barang dibongkar dan dimuat dengan hati-hati, serta sesuai dengan standar keselamatan yang berlaku. Pengawasan ini penting untuk mencegah kerusakan pada barang atau kecelakaan yang dapat terjadi selama proses bongkar muat. Port Academy menyediakan pelatihan Diklat Tally yang mencakup teknik-teknik pengawasan bongkar muat yang aman dan efisien.
5. Penanganan Kargo Khusus
Tugas seorang tally clerk juga mencakup penanganan kargo khusus, seperti barang berbahaya atau barang dengan kondisi pengemasan yang rumit. Mereka harus memastikan bahwa barang-barang ini ditangani dengan prosedur khusus yang sesuai dengan standar keselamatan dan regulasi yang berlaku. Pemahaman tentang prosedur keselamatan ini sangat penting agar tidak terjadi kecelakaan yang dapat membahayakan petugas atau merusak kargo.
6. Laporan dan Dokumentasi
Setelah proses bongkar muat selesai, seorang tally clerk bertanggung jawab untuk menyusun laporan yang berisi rincian barang yang dibongkar atau dimuat. Laporan ini harus disusun dengan akurat dan tepat waktu, agar pihak terkait dapat mengambil langkah selanjutnya dalam proses pengiriman atau penerimaan barang. Laporan ini juga menjadi bukti sah yang diperlukan dalam penyelesaian transaksi dan audit di pelabuhan.
7. Penggunaan Sistem dan Teknologi
Di era digital ini, seorang tally clerk di pelabuhan juga diharuskan untuk menguasai penggunaan sistem komputer dan perangkat lunak yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan kargo. Teknologi ini memudahkan pencatatan data kargo secara real-time dan mempercepat proses administrasi. Port Academy melalui Diklat Tally menawarkan pelatihan penggunaan sistem ini agar para tally clerk dapat lebih efisien dalam bekerja.
8. Pelatihan dan Sertifikasi
Mengikuti pelatihan dan mendapatkan sertifikasi adalah hal yang sangat penting bagi seorang tally clerk. Sertifikasi yang diperoleh melalui pelatihan di Port Academy, seperti Diklat Tally, membekali seorang tally clerk dengan keterampilan terbaru dan pemahaman yang lebih baik tentang tugas dan tanggung jawab mereka di pelabuhan. Pelatihan ini juga memastikan bahwa seorang tally dapat bekerja sesuai dengan standar internasional yang diterapkan di industri logistik.
Kesimpulan
Sebagai profesional yang bertugas mencatat, memverifikasi, dan mengawasi kargo di pelabuhan, seorang tally clerk memiliki peran yang sangat vital dalam kelancaran proses bongkar muat. Tugas dan tanggung jawab seorang tally mencakup pencatatan akurat, pemeriksaan dokumen, koordinasi dengan tim, pengawasan proses bongkar muat, dan laporan kargo yang terperinci. Untuk memastikan kualitas kerja yang tinggi, pelatihan dan sertifikasi, seperti yang ditawarkan oleh Port Academy melalui Diklat Tally, sangat penting bagi para profesional pelabuhan.
