Keamanan pelabuhan dan kapal sangat krusial untuk menjaga keselamatan dan melindungi aset serta infrastruktur maritim. Salah satu aspek penting dalam mencapainya adalah kepatuhan terhadap ISPS Code (International Ship and Port Facility Security Code), yang bertujuan untuk meningkatkan pengamanan terhadap ancaman terorisme dan kegiatan ilegal lainnya. Dalam konteks ini, peran Internal Auditor ISPS Code menjadi sangat vital. Mereka bertanggung jawab memastikan bahwa standar keamanan di fasilitas pelabuhan dan kapal diterapkan dengan tepat. Artikel ini akan membahas beberapa tips efektif bagi auditor internal untuk menjalankan tugas mereka dengan lebih baik.
1. Memahami Standar dan Persyaratan ISPS Code
Langkah pertama yang harus dimiliki oleh seorang Internal Auditor ISPS Code adalah pemahaman yang mendalam tentang ISPS Code itu sendiri. Kode ini mengatur banyak aspek penting terkait pengamanan fasilitas pelabuhan dan kapal, termasuk penilaian risiko, kontrol akses, serta prosedur penanganan darurat. Tanpa pemahaman yang baik tentang standar ini, seorang auditor tidak akan dapat melakukan audit yang efektif. Oleh karena itu, mengikuti pelatihan Diklat Internal Auditor ISPS Code di Port Academy sangat disarankan. Pelatihan ini akan membantu auditor memperoleh pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan audit dengan baik dan memastikan kepatuhan terhadap standar ISPS Code.
2. Melakukan Persiapan Audit yang Teliti
Audit yang baik dimulai dengan persiapan yang matang. Seorang auditor harus mempersiapkan daftar cek yang mencakup seluruh area yang akan diaudit sesuai dengan ketentuan ISPS Code. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, kebijakan keamanan fasilitas pelabuhan, sistem pengawasan, kontrol akses, serta kesiapsiagaan dalam situasi darurat. Dengan memiliki persiapan yang baik, auditor akan lebih mudah menilai kepatuhan dan menentukan area yang memerlukan perbaikan. Menyiapkan data dan dokumentasi yang relevan juga akan membantu dalam mempercepat proses audit.
3. Evaluasi Risiko dan Keamanan Fasilitas Secara Menyeluruh
ISPS Code mengharuskan fasilitas pelabuhan untuk melakukan evaluasi risiko secara menyeluruh, yang mencakup potensi ancaman baik di darat maupun di laut. Sebagai auditor internal, Anda harus memastikan bahwa fasilitas pelabuhan telah melakukan evaluasi risiko yang tepat dan bahwa tindakan pencegahan telah diambil sesuai dengan hasil evaluasi tersebut. Hal ini termasuk mengevaluasi sistem pengamanan fisik, proses penyaringan, serta prosedur darurat.
Selain itu, auditor juga harus memverifikasi apakah kebijakan yang ada benar-benar efektif dalam mengurangi risiko dan menjaga keselamatan. Evaluasi ini harus dilakukan dengan cermat dan terus-menerus untuk menyesuaikan dengan perkembangan ancaman dan teknologi.
4. Komunikasi yang Efektif dengan Tim dan Pihak Terkait
Sebagai auditor internal, komunikasi yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa temuan dan rekomendasi audit dapat diterima dan ditindaklanjuti dengan baik. Anda harus bisa berkomunikasi secara jelas dengan tim pelabuhan, manajemen, dan pihak terkait lainnya, baik melalui laporan tertulis maupun pertemuan langsung. Sampaikan temuan audit secara objektif, dan pastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami pentingnya perbaikan dan implementasi rekomendasi yang diajukan.
5. Memastikan Pelatihan yang Cukup bagi Personel
Salah satu bagian penting dari audit keamanan pelabuhan adalah memastikan bahwa seluruh personel yang terlibat dalam pengamanan telah mengikuti pelatihan yang sesuai dengan standar ISPS Code. Auditor internal harus memverifikasi bahwa pelatihan keamanan dan kesadaran bagi semua personel telah dilakukan sesuai dengan pedoman yang ada. Pelatihan ini harus meliputi berbagai skenario ancaman dan penanganan darurat yang mungkin terjadi. Diklat Internal Auditor ISPS Code yang diselenggarakan oleh Port Academy adalah tempat yang tepat untuk memperoleh pelatihan yang diperlukan agar auditor bisa menilai tingkat kesiapsiagaan personel.
6. Mengidentifikasi Area untuk Peningkatan Berkelanjutan
Audit bukan hanya untuk menemukan kekurangan, tetapi juga untuk mengidentifikasi area yang bisa ditingkatkan. Seorang Internal Auditor ISPS Code harus mampu memberikan rekomendasi yang konstruktif untuk meningkatkan prosedur dan kebijakan keamanan yang ada. Ini bisa mencakup peningkatan sistem teknologi, penataan ulang prosedur, atau perbaikan dalam pelaksanaan kebijakan. Tugas auditor adalah untuk mengusulkan solusi yang dapat mengurangi kerentanannya terhadap ancaman yang ada dan meningkatkan efektivitas pengamanan secara keseluruhan.
7. Menggunakan Teknologi untuk Mendukung Proses Audit
Dengan kemajuan teknologi, auditor sekarang dapat menggunakan alat dan perangkat lunak untuk membantu proses audit. Ini termasuk menggunakan perangkat lunak untuk mengelola data audit, melakukan pemantauan real-time, dan mengidentifikasi potensi pelanggaran lebih cepat. Memanfaatkan teknologi dalam audit dapat membantu mempercepat proses dan memastikan bahwa semua temuan tercatat dengan akurat.
Kesimpulan
Menjadi Internal Auditor ISPS Code yang efektif memerlukan keterampilan, pengetahuan, dan persiapan yang matang. Dengan mengikuti pelatihan yang tepat melalui Port Academy, seperti Diklat Internal Auditor ISPS Code, auditor dapat memastikan bahwa fasilitas pelabuhan mematuhi standar ISPS Code dan mampu menghadapi berbagai ancaman. Audit yang dilakukan secara sistematis dan berkelanjutan akan berkontribusi pada peningkatan keamanan di pelabuhan serta menjaga keselamatan dan keamanan dunia maritim secara keseluruhan.
